Le remboursement effectué mensuellement par l'employeur n'excède pas 50% du prix des cartes d'abonnement (annuel, mensuel ou hebdomadaire) de transport public (métro, bus, tramway, train et location de vélo) sur la base du trajet le plus court pour se rendre sur le lieu de travail et sur la base d'un tarif de 2ème classe. Les titres de transport achetés à l'unité ne sont pas remboursables.
Le remboursement s'effectue au plus tard à la fin du mois suivant celui de sa validation sur justificatif du salarié (remise ou présentation du titre d'abonnement ou d'une attestation sur l'honneur dans le cas ou l'abonnement à un service public de location de vélo ne comporte pas l'identité du salarié.
Le remboursement des cartes d'abonnement annuel est réparti mensuellement.
Pour les salariés à temps partiel dont l'horaire de travail est inférieur à un mi-temps, le remboursement effectué par l'employeur se définit au prorata du nombre d'heures travaillées par rapport à un mi-temps.
Un accord collectif d'entreprise peut prévoir des modes de preuve ou de remboursement différentes sauf pour les délais de remboursement qui ne peuvent pas excéder un mois.
Lorsque l'éloignement du salarié de son lieu de travail est le fait de convenance personnelle, la part du remboursement supérieure à 50 % du titre de transport est imposable et soumise à cotisation.
N'étant pas obligatoire, seul un accord collectif d'entreprise ou une décision de l'employeur, après consultation du Comité Social et Economique (CSE) peut permettre aux salariés, sans distinction, de bénéficier du remboursement total ou partiel des frais de carburant ou d'alimentation électrique ou hybride de leurs véhicules personnels utilisés pour se rendre sur leur lieu de travail.
Cet avantage ne concerne que les salariés qui ont leur résidence habituelle ou leur lieu de travail situé en dehors de la région Ile-de-France ou en dehors d'un périmètre de transports urbains ou que l'utilisation d'un véhicule personnel est indispensable en raison des horaires de travail.
Pour les salariés à temps partiel dont l'horaire de travail est inférieur à un mi-temps, le remboursement effectué par l'employeur se définit au prorata du nombre d'heures travaillées par rapport à un mi-temps.
Pour être éligibles au remboursement des frais de transport personnel, les salariés doivent fournir les pièces justificatives demandées par l'employeur.
L'article 50 de la Loi-992 du 17 août 2015 relative à la transition énergétique pour la croissance verte mentionne les nouveaux articles insérés dans le code du travail (Art. L3261-3-1) et le code de la sécurité sociale (Art. L1131-4-4). Les montants de l'Indemnité Kilométrique Vélo (IKV), de l'exonération fiscale et de cotisations sociales restent à être définis par décret.
Selon l'amendement déposé par le gouvernement et adopté par l'assemblée nationale le mercredi 2 décembre 2015, la prise en charge d'une Indemnité Kilométrique Vélo par l'employeur n'a aucun caractère obligatoire. Cet amendement vise à limiter l'exonération d'impôt sur le revenu à 200 euros par salariés et par an l'Indemnité Kilométrique Vélo (IKV) ainsi que la la suppression de la possibilité de cumuler son remboursement avec celui d'un titre de transport.
Le forfait mobilités durables, qui remplace l'indemnité kilométrique vélo, intègre les frais liés aux moyens de transport suivants :
Les remboursements partiels du prix des titres d'abonnement sont exonérés d'impôt sur le revenu.
Les remboursements de frais de carburant ou d'alimentation éléctrique sont exonérés de cotisations sociales et d'impôts sur le revenu dans la limite de 200 euros par an.
L'administration fiscale, dans sa publication du 28 mai 2021, précise que l'exonération, portée de 400 euros (jusqu'à fin 2019) à 500 euros (à partir de 2020) par an et par salarié pour les trajets domicile-travail, inclut :
La Loi n° 2022-1157 du 16 août 2022 de finances rectificative pour 2022 prévoit le relèvement des plafonds d'exonération pour les années 2022 et 2023 à :
Ce relèvement de plafond devrait bénéficier à l'ensemble des salariés et non plus aux seuls salariés utilisant leur véhicule pour se rendre sur leur lieu de travail puisque la prise en charge de leurs frais de carburant ou d'alimentation de leur véhicule devrait être cumulable avec la prise en charge obligatoire de 50 % du coût des abonnements aux transports publics.
La prise en charge obligatoire de 50% par l'employeur des frais de transport public des salariés pourrait être complétée par un remboursement facultatif de 25% supplémentaire maximum de l'employeur. L'exonération maximale du remboursement des frais de transport public est donc portée à 75%.
Une rubrique de paie mentionnant le remboursement par l'employeur du montant des frais de transport des salariés doit figurer sur le bulletin de paie.
En cas de changement des conditions de remboursement (délai, justificatifs), l'employeur doit avertir ses salariés au moins un mois à l'avance.